商務信函中英文錦集四篇
以下是小編為大家收集的商務信函中英文錦集四篇，僅供參考，歡迎大家閱讀。
商務信函中英文1
20 May (Date Line 日期)
Kee & Co .， Ltd
34 Regent Street
London ， UK(Inside Address 收信人地址)
Dear Sirs ：(Salutation 稱呼)
We have obtained your name and address from Dee & Co . Ltd ， and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us .
We have been importers of shoes for many years . At present ，we are interested in extending our range and would appreciate your catalogues and quotations .
If your prices are competitive we would expect to place volume order on you .We look forward to your early reply .( Body 信文)
Yours faithfully(Complimentary Close 客套結束語)
Tony Smith(Signature Block 簽名欄)
《商務信函中英文范文》
商務信函中英文2
如同一般信函，商業信文一般由開頭、正文、結尾、署名、日期等5個部分組成。
(1)開頭
開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨占行、頂格書寫，稱呼后用冒號。
(2)正文
信文的正文是書信的主要部分，敘述商業業務往來聯系的實質問題，通常包括：
①向收信人問候;
②寫信的事由，例如何時收到對方的.來信，表示謝意，對于來信中提到的問題答復等等;
③該信要進行的業務聯系，如詢問有關事宜，回答對方提出的問題，闡明自己的想法或看法，向對方提出要求等。如果既要向對方詢問，又要回答對方的詢問，則先答后問，以示尊重;
④提出進一步聯系的希望、方式和要求。
(3)結尾
結尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復的要求。如“特此函達，即希函復。”同時寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫，“此致”、“敬祝”可緊隨正文，也可和正文空開。“敬禮”、“健康”則轉行頂格書寫。
(4)署名
署名即寫信人簽名，通常寫在結尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以單位名義發出的商業信函，署名時可寫單位名稱或單位內具體部門名稱，也可同時署寫信人的姓名。重要的商業信函，為鄭重起見，也可加蓋公章。
(5)日期
寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商業信函的日期很重要，不要遺漏。
商務信函中英文3
xx市興達貿易有限公司：
貴公司20xx年x月x日函收悉。函中所訴20xx年1月7日《購買電腦桌合同》中，所收的35套黃花牌電腦桌部分出現接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重視，現已就此事進行調查。
經有關邵門查實：我廠生產的xxxx型黃花牌電腦桌，出廠時，經質檢部門檢驗全部為優質產品。函中所提的部分電腦桌出現接口破裂，是由于我方工人在出倉時搬運不懊造成的。襯貴公司的損失，我公司再次深表歉意，并請貴公司盡快提供電腦桌受損的詳細數字及破損程度，以及公證人證明和檢驗證明書，我介司將以最快的速度按實際損失給予無條件賠償。 對此，我們將引以為戒，查找工作中存在的問題和不足，制仃改正措施杜絕此類事件的發生。 希望能夠得到責公司諒解，繼續保持良好的貿易往來關系。
候復
xx市光明家具有限公司
商務信函中英文4
商務信函寫作技巧
(一)結構
國際商貿信函較私人社交信和一般公事信復雜，一封完整的英文商貿信函可以包括13個部分：
1、信頭(The Letter Head);
2、案號和日期(The Reference and Date);
3、封內地址(The Inside Address);
4、經辦者行(The Attention Line);
5、稱呼(The Salutation);
6、事由行(The Subject Line);
7、信的正文(The Body of Letter);
8、結束禮詞(The Complimentary Close);
9、簽名(The Signature);
10、擬稿人和打字員姓名首寫字母(Initials);
11、附件(Enclosure);
12、抄送(Carbon Copy Notation);
13、附言(Postscript)
(二)格式
國際商貿信函是從事國際商務活動的重要聯系工具，在打字、書寫時應遵循國際上往來信函的通用格式，不可按自己的習慣任意為之。現在國際商業書信通用的排列格式主要有三種：齊列式(The Block Style)、縮行式(The Indented Style)、混合式(The Modified Block Style)。
1、齊列式。除信箋上部已印好的信頭外，2、凡用打字機打出的部分均自
信箋的左線邊緣向右打出，各行左緣起始處完全排齊，因而稱為齊列式，采取這種格式既便于打字，又整齊美觀，是現今最通用、最流行的英文書信格式。
2、縮行式。用縮行式排列的信函，其主要特點是：日期排在信箋的右上方;封內地址，按昔日習慣，下一行要比上一行往右縮進2~3個字母，但現代書信也常按齊列式沿左線邊緣排齊;信的正文，每段開頭大約向后縮進3~5個字母，一般與稱呼行Dear后稱呼排齊。
3、混合式。混合式兼有齊列式和縮行式的特點，大部分項目按齊列式
格式排列，但日期和結束禮詞的排列同于縮行式，即日期可置于信箋右上方，結束禮詞放在正文下的右邊或居中，事由行多與左線邊緣排齊，但也可居中。
(三)信封的寫法
在寄往國外信函的信封上，書寫收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的位置，都不同于國內信封的寫法，其主要特點是|：1、寄信人姓名、地址寫在信封的左上角，商貿機構所用的信封，通常已在左上角印好寄信人地址;2、收信人姓名地址寫在信封中央偏下位置，現在的流行寫法，除縮略語外，已不用標點符號;3、郵票貼在信封右上角，現國外來函大多已在右上角印妥郵資;4、寄信人和收信人姓名、地址現多用齊列式，也可用縮行式。其排列順序與漢語相反，先寫姓名，后寫地址，寫地址應由小至大，即先寫機構名稱，依次寫門牌、街道城市名、州(省)名及郵區代號，最后寫國名;5、關于信件類別，投遞方式及其他事項說明，寫在信封左邊寄信人地址下，或寫在左下角。
如懷疑信件能否送交收件人，可在信封最下緣標明“IF UNDELIVERED PLEASE RETURN TO…”, 意為“無法投遞，請退交……”
建立貿易關系
建立貿易關系(Establishing Business Relations)是雙方業務往來的基礎，要擴大貿易往來，就必須在鞏固發展已有的業務的基礎上，不斷物色新的貿易對象，不斷拓展業務關系。
建立貿易關系的方法大體(如廣告、函電等)來建立聯系。在現代經濟生活中，后者由于傳播速度快，擴散面廣而被廣泛采用。無論采用哪種方法，都必須事先做好市場調研，市場調研一般著重這幾個方面：1、該市場的商業習慣，海關條例，特別是習慣作法和付款條件;2、進出口機構及其國內商業聯絡途徑;3、市場購買力，消費者的興趣、愛好;4、同類商品的競爭情況;5、貿易制度、關稅制度和進出口管制條例;6、港口條件、地理、社會、政治情況。
新的貿易對象的名稱、地址，一般可以從這幾個方面來獲得：1、代理商、推銷小組的推薦;2、現有來往的銀行或客戶的介紹;3、貿促會和商會的介紹;4、駐外使館商務處的介紹;5、各種傳播媒體。在與新的貿易對象聯系前，應該對其進行資信調查，調查的內容包括資金情況，經營能力、商業信譽等等。
建立貿易關系的函電，可以介紹本機構所經營的業務，寄送商品目錄、價格表及樣品等。為了促進交易，也可以詢問對方的愿望和要求。
建立貿易關系的函電，必須熱情誠懇，除注意禮貌外，不必過于謙虛，一定要給對方留下一個良好的印象。
1、詢盤
詢盤又稱詢價。指交易一方欲購買或出售某種商品，向另一方發出的探詢買賣該商品及有關交易條件的一種表示。按詢盤的內容可分為一般函詢和具體詢盤。一般詢盤是買方僅僅為了了解情況向賣方要商品目錄本、價目單、樣本、形式發標(作報價單用)，等等。具體詢盤是買方有做買賣的要求，指定商品要求賣方報盤。
詢盤可以口頭發出，也可采用書面形式，或通過電報、電傳等。通常由買方發出。買方的詢盤只表示一個意愿，沒有必須購買的義務;賣方也沒有必須回答的義務。但一般賣方要盡快答復，向買方開盤或正式報盤。買方的詢盤往往不限于一個對象，可同時向幾個客戶發出，選擇條件最優惠者供進一步磋商時參考。
詢盤也可以由賣方了出，旨在主動探詢客商對某種商品是否有需求。詢盤是聯系客戶的一種方法，也是了解市場行情的一種手段。
一般來講，寫詢價函的`目的是為了解情況，而其讀者又需馬上了解信函的內容。因此，語言的表達要以簡單、清楚和切題為原則。最好在信的開頭就寫出你想問的問題，但一定要把詢問的問題和要求寫清楚、具體，而且要彬彬有禮。詢價函一般包括：1、商品的大體情況(General Information);2、商品目錄(Catalogue);3、價目單(Price-list)和數量(Quantity);4、樣品或樣本(Samples);5、款式、型號(Pattern);6、估算(Estimate);7、付款方式(Terms of Payment);8、交貨時間(Shipment)。
2、報盤、遞盤、還盤和接受
報盤(Offer)又稱發盤。是商業交易磋商中買賣雙方必經的過程。通常是一方先向另一方提出某種交易條件(如：商品名稱、數量、規格、交貨期以及付款條件等)，而另一方愿接受此條件，即交易合同成立。賣方的Offer稱為Selling Offer，買方的Offer，稱為Buying Offer。報盤有實盤(Firm Offer)和虛盤(Non-firm Offer)兩種形式。實盤又稱“不可撤銷的發盤”，指由發盤人向受盤人提出完整、明確、肯定的交易條件，并愿在一定期限內按所提條件與受盤人達成交易的一種肯定表示。虛盤是賣方所作的非承諾性表示。往往附有保留條件，它沒有買方只要接受就可以成交的權限。
還盤(Counter Offer)又稱還價。指交易一方收到對方報盤后，不同意或不完全同意報盤中的內容，但又有意達成交易，為進一步洽商，便向對方提出新的條件，修改條件或其他要求，均稱為還盤。
遞盤(Bid)又稱遞價，出價。在商品交易中，如賣方手中貨少，行市又看漲，或對當前市場情況不清楚，再則是不知買方有無誠意購買，賣方常要求買方先遞價，連續收到各地客戶遞價之后，以便集中對比，然后決定與誰成交，這樣比較主動。
接受(Acceptance)指買方在實盤有效期內無條件地完全同意報盤的全部內容，并同意據此訂立合同的一種表示。接受一經發出，不能任意撤銷。
3、訂貨
訂貨是買方向賣方提出的要求，要求賣方按定單所列的各項條件供貨。定單的取得，大致有兩種情形：1、經賣方報盤，或買方的還盤，最后由買方接受而成效，由買方制定定單發給賣方;2、買方根據賣方事先所送的產品目錄、價目表、甚至樣品，直接定貨(或稱定購)。
定貨可隨時以書信的形式寫成，亦可用事先印妥格式的定單。定單或定貨書信一經賣方確認，一般就成為對買賣雙方都有法律約束力的合同。因此，它們的制定或撰號必須準確和清楚，以免引起不可更正的麻煩。
訂貨同詢盤和報盤一樣，可采用電話、電報或書信方式提出，以電話或電報方式提出者，通常均另以書面確認之。
另外，賣方接到買方的訂單后應認收。認收時，最好重復一下訂單的條件。有時賣方因某種原因不能接受買方的訂單。在這種情況下，可選用三種方法：1、送上代用品;2、還盤;3、拒絕接受。
采用送上代用品的方法要特別慎重，因客戶可能對代用品不滿意而拒收。如送代用品，事先未獲得客戶同意，其貨物最好用試銷方式，并負責往返運費。拒絕接受訂單是在確實無他選擇時再用。此種信函必須非常仔細繕寫，而且要為友誼和今后交易留有余地。最好采用還盤的方法或勸說買主接受。
4、裝運
裝運(Shipment)，裝運條件是買賣合同中必不可少的一項重要條款。它包括裝運時間、裝運港、運輸方式、裝卸時間、裝運單據等。就外貿而言，裝運大多數由遠洋輪來承擔，即不定期貨船或是定期班輪。隨著國際貿易的迅速發展，集裝箱的使用為公路、鐵路和航空運輸提供了高效率的運輸形式，而且使海運的運費降低了一半。
裝運時間，即裝運期通常是指貨物裝上運輸工具的時間或期限。在按FOB、C&F和CIF價格條件成交的情況下，賣方的裝運時間以提單上簽署的日期為依據，如提單日期在合同規定的裝運期內，賣方就履行了合同的交貨義務。但在FOB條件下，通常是由買方租船或派船或訂艙位，如買方未能在合同規定的期限內履行派船或訂艙義務，買方應承擔賣方由此而遭受的一切損失。
不管交易是按FOR、C&F還是CIF成交的，合同一般規定貨物裝運完畢后，賣方必須立即向買方發出裝船通知(Shipping Advice)，其內容包括合同號(或訂單)、商品名稱、數量、貨值、船名及啟航日期等。對于按FOB和C&F成交的交易，買方收到賣方的裝船通知后應立即辦理保險，并準備接貨。如因賣方未及時發出裝船通知，致使買方未能及時辦理保險，而在此期間貨物在運輸途中遭到的損失，應由賣方負責。
在對外貿易中，貨物裝運后，賣方必須向買方提供裝運單據，作為履行合同并提取貨款的依據。裝運單據的種類和份數，在每筆具體交易中由買賣雙方商定。
裝運前買方將裝運要求以書面形式通知賣方洽辦，說明裝船方式，包裝規定和嘜頭等，稱為“裝運須知”shipping instructions.
如果從一港至另一港無直達船，那就需要轉船。為了避免今后可能發生爭議，賣方應先征得買方同意。因此，在合同中或信用證中必須制訂“允許轉船”的條款。
裝運涉及面很廣，包括報關、預定艙位、租船等等。通常書寫有關裝運的信函有幾種目的：催促早日裝運;修改裝船條款;寄發裝船通知;寄送裝船單據等等，趁通知買方貨已裝船的機會，賣方還可表達進一步發展業務的愿望。
發出裝運通知，可以采用定型函稿或普通函件，但在FOB和C&F價格條件下，一般須以電報通知買方，以便買方辦理保險和準備派船接受。
交出裝運通知，意味著合同的具體實現，雖然還不是交易的終結，但對買賣雙方都有重要意義。因此，除通知船已出運，以及在FOB條件下貨物備妥通知買方派船以外，還可以利用這個機會，在通知出運的同時，向客戶表示完成合同的愉快心情和繼續發展貿易的良好愿望，也可以對買方的合作表示感謝，還可以進一步開展推銷活動等等。
5、支付
當今世界的貿易活動中，國家之間、企業之間經常會產生債權債務關系。賣方獲得一定的債權，買方負有一定的債務。這種債權債務關系必須在一定時期內清算、結算。為實現債權債務的清償，賣方收入貨幣，買方支付貨幣，這些收付均通過一定的支付方式來實現。現在用得較多的國際貿易支付方式有三種：即匯付、托收和信用證。
(一)匯付(Remittance)
匯付是指付款人(買方)根據合同中約定的條件將貨款通過銀行匯寄給收款人(賣方)的支會方式。參與匯款業務的有四個當事人，他們是：付款方、收款方、匯出行、即受付款方委托匯出的款項的銀行、匯入行，即受匯出行委托，解付匯款的銀行。如由付款方主動向收款人匯付，稱為順匯法;如由收款方開出以付款人為抬頭的匯票，主動向付款方索取，叫做逆匯法，又稱出票法。匯款時買方(付款人)可采用信匯、電匯、和票匯三種形式。
(二)托收(Collection)
托收是指由顧客委托銀行代為收了各種款項的業務。即出口商(賣方)開出以進口商(買方)為抬頭的匯票，委托賣方所在地銀行(托收行)通過它在買方所在地的分行或代理行(代收行)，代為向買方收款。托收業務中涉及的當事人有：委托人(出口商或收款人)、托收行，代收行和付款人(進口商)。委托人與托收行之間、托收行與代收行之間都是委托代理關系，托收行和代收行對于會款人是否付款不承擔責任。托收是建立在商業信用上，風險較大。托收分為光票托收和跟單托收。
(三)信用證(Letter of Credit, 簡寫 L/C)
買賣雙方進行貿易結算時，除非買方具有無可置疑的信譽或買賣雙方有著特殊的關系，否則，賣方不愿接受付款交單或承兌交單。因為賣方擔心買方最后拒絕付款贖單，這時賣方雖然仍是貨主，但他可能收不到貨款，在承兌交單項下，買方已拿到單據，最后因某種原因無力支付，賣方就會受到嚴重的損失，所以，進行國際貿易交會時，更多地采用信用證的方式。
信用證是以銀行信用為基礎，付款由銀行擔保。它是由進口地銀行應進口商(買方)的請求，開給出口商(賣方)一種保證支付貨款的書面憑證。在這種憑證中開列了買方購貨所規定的條件，如貨物的品種、規格、數量、發貨憑證等，只要賣方按所列條件會貨，就有權憑此證向開證行或其指定的銀行取得貨款。