辦公表格使用技巧(合集2篇)
文秘工作經(jīng)常要用到表格，以下是小編整理的辦公表格使用技巧(合集2篇)，歡迎閱讀與收藏。
第一篇: 辦公表格使用技巧
辦公表格制作技巧
1.將文字顛倒順序
復制正常順序?qū)ο蟆谧煮w前加@→點擊向下旋轉(zhuǎn)文字→點擊自動換行
2.制作打鉤方框
輸入"R"→設置字體為Wingdings2
3.給漢字標注拼音
標注拼音→輸入漢字→選擇拼音設置→居中→編輯拼音→輸入拼音→顯示拼音字符
4.插入帶音調(diào)的拼音
標注帶音調(diào)的拼音→插入-符號→拉丁語擴充-B→輸入帶音調(diào)的拼音(備注：動圖中“們”應為第二聲。)
5.用斜線分割單個單元格
選中對象→插入形狀(直線)→ALT+鼠標 快速定位單元格邊角→F4 重復動作，添加分割線→插入文本框→調(diào)整字體
6.隱藏不需要顯示區(qū)域
選中對象→Ctrl+1→點擊自定義→輸入;
7.分段顯示手機號碼
選中號碼→Ctrl+1→點擊自定義→輸入000-0000-0000
8.數(shù)據(jù)以萬為單位顯示
選中對象→Ctrl+1→點擊自定義→輸入0!.0,"萬"
9.對個案百分比排序
選中對象→排序→取消勾選數(shù)據(jù)包含標題→選擇序列
10.不想讓負數(shù)和零顯示
設置數(shù)字自定義格式，代碼：
G/通用格式;;(注意：切換為英文打字輸入模式)
11.想把數(shù)字1~12顯示成1~12月。
設置自定義格式，代碼：
G/通用格式"月"(直接寫月也可以實現(xiàn))
數(shù)字序號延伸：
當表格相鄰后一排不為空時，在序號列表中，首先鍵入“1”，選中鼠標移至右下角，當變?yōu)椤?”號時，鼠標左鍵雙擊，即可填充有序序號“123...”(如若填充序號一致，雙擊前按ctrl鍵即可)
備注：
延伸月份數(shù)字時，使用大寫數(shù)字，可以形成1~12月循環(huán)而小寫數(shù)字則無法實現(xiàn)
12.設置萬元顯示
設置自定義格式，代碼：
0"."0,"0"(請事先切換為英文輸入法)
13.自動添加帶顏色的上下箭頭
如下圖所示的對比表中，F(xiàn)列公式=D列 - E列 ，要求根據(jù)計算的結(jié)果，如果：
正數(shù)：數(shù)字前添加綠色的上升箭頭↑
負數(shù)：數(shù)字前添加紅色的下降箭頭↓
設置方法：
選取F列區(qū)域，按ctrl+1(數(shù)字1)打開單元格格式設置窗口，數(shù)字 - 自定義，在右側(cè)的代碼框中輸入：
[顏色50][>0] ↑* 0.00;[顏色3][<0] ↓* 0.00
代碼說明：
1 、在自定義格式中可以設置條件，條件放在中括號內(nèi)。如：[>0]
2 、兩個條件之間用分號(;)分隔，最多可以設置2個條件：
[條件1]條件1顯示的格式 ; [條件2]條件2顯示的格式 ;非前兩種條件顯示的格式
3 、[顏色+數(shù)字]表示符號條件時顯示的顏色。其中數(shù)字指excel中內(nèi)置的顏色。
4 、↑* 0.00 表示箭頭和數(shù)字之間用空格填滿
注意：上下箭頭城要在單元格中先輸入，然后再復制到代碼中。
按alt+41468 可以輸入 ↑
按alt+41469 可以輸入 ↓
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第二篇: 辦公表格使用技巧
讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示
在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設置。
1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設置為“紅色”。
2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設置好其它條件(大于等于1500，字體設置為“藍色”;小于1000，字體設置為“棕色”)。
3.設置完成后，按下“確定”按鈕。
看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。
把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來
工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。
1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格(區(qū)域)，執(zhí)行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數(shù)字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“;;;”(三個英文狀態(tài)下的分號)。
2.再切換到“保護”標簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退出。
3.執(zhí)行“工具→保護→保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設置好密碼后，“確定”返回。
經(jīng)過這樣的設置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來，就是使用excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。
提示：在“保護”標簽下，請不要清除“鎖定”前面復選框中的“∨”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。
同時查看不同工作表中多個單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)
有時，我們編輯某個工作表(sheet1)時，需要查看其它工作表中(sheet2、sheet3??)某個單元格的內(nèi)容，可以利用excel的“監(jiān)視窗口”功能來實現(xiàn)。
執(zhí)行“視圖→工具欄→監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”，單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕，展開“添加監(jiān)視點”對話框，用鼠標選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。重復前述操作，添加其它“監(jiān)視點”。
以后，無論在哪個工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”，即可查看所有被監(jiān)視點單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關信息。
為單元格快速畫邊框
在excel 2003以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩，excel 2003對此功能進行了全新的拓展。
單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執(zhí)行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開“邊框”工具欄。
單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域
中拖拉，即可為相應的單元格區(qū)域快速畫上邊框。
提示：①如果畫錯了邊框，沒關系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。