縣電子學籍建立工作總結|縣電子學籍建立工作總結
按照省教育廳教基[2009]5號文件要求，從2009年9月開始，我省對中小學學籍逐步實行電子化管理。在我局領導的重視和關懷下，我縣電子學籍建立工作順利開展，截止2009年12月30日，我縣電子學籍建立工作全部完成。目前我縣電子學籍管理學校小學286所，小學教學點27所，初級中學42所，九年一貫制學校14所，完中初中教學部8個。電子學籍管理學生共103578人，其中小學63859人，初中39719人。通過一年來電子學籍建立、使用和管理，我們成長了一大批精通電子學籍管理工作的業務人員，學籍管理工作更加科學、規范，學籍數據更加真實、準確?，F對整個電子學籍建立工作過程總結如下。
一、電子學籍管理的基本原理
學籍是學生學習生活的第一“身份證”，也是學校教育教學管理的基本依據。我縣在2009年9月之前，只有完整的初中學生學籍，自2009年9月開始，小學學籍也由縣教育局統一建立與管理起來。電子學籍由學校學籍管理系統與教育局學籍管理系統兩部分組成，學校負責建立電子學籍，然后生成上報數據，教育局負責對學校上報的學籍數據進行審批與變動管理，生成審批文件后，讓學校接收，至此，電子學籍管理環節才算完成。
建立電子學籍首先要做的是將紙質學籍向電子學籍的過渡。紙質學籍向電子學籍程序過渡轉變由學校來實現，教育局負責審核學校上報數據的真實性與準確性。電子學籍數據與紙質學籍完全吻合，是學籍過渡的首要問題。對初中而言，要將已有的紙質學籍與電子學籍核對，確保信息的準確；對小學而言，要建立人籍相符的學籍，確保沒有重學籍、空學籍，因此電子學籍的初次建立工程量是相當浩大的。
其次要正確使用電子學籍管理系統。電子學籍建立要求學校學籍系統與教育局學籍管理系統相互配合才能完成。電子學籍的錄入有其特殊的格式要求，學校將紙質學籍轉換成電子學籍，或多或少都存在一些問題，甚至出現一些錯誤。學校學籍數據有錯誤，必然使教育局服務器數據庫發生故障。修改學校學籍信息的錯誤與數據的錯誤，是教育局電子學籍管理的兩大難題。由于學校學籍管理員對電腦運用的熟練程度不同，經常性出現一些學籍管理的故障是在所難免的。正確使用電子學籍系統，完成各種數據的生成、上報、接收是學校學籍管理員的難點工作。
二、電子學籍建立的幾個重要階段
2009年9月，我縣開始建立電子學籍工作。至今，我們召開了四次電子學籍建立和使用工作培訓會，經歷了新生學籍審批、完整電子學籍建立、重學籍清退和錯誤信息修改、休復學學籍變動、轉學和畢業審批等一系列的電子學籍管理工作環節。
（一）、新生學籍建立審批階段
2009年8月底前，我們重新修訂了各校學籍代碼和地址代碼，重新為各校申請了注冊碼，并且做好了電子學籍建立的一切準備工作。9月5日，我們召開了第一次電子學籍建立培訓工作會議，會上認真學習了教基[2009]5號《關于在全省統一實施中小學學生學籍信息化管理工作的通知》，對學校版學籍程序的使用做了演示講解，就學籍錄入關鍵處做了特別說明，對工作進度做了統一要求。9月底，全縣新生學籍數據上報完成。9月30日，學籍管理服務器到達教育局，自10月1日開始，連續做新生學籍數據接收及審批工作， 10月20日，完成了新生學籍的審批任務，10月底完成了新生學籍的各項數據復核修訂和統計，11月中旬準時向省教育廳做了新生學籍數字上報。
在新生學籍審批過程中出現了一系列預想不到的問題，在起始年級的電子學籍系統建立起來以后，我們及時檢查并修改各校電子學籍建立過程中的一些錯誤，對學籍編碼（16位數字）和學號編碼（18位數字）中的各種錯誤及時予以糾正重做等。對程序使用有特殊困難的學校到學?，F場予以指導。為了指導學校順利建立電子學籍，及時解答中小學學籍建立過程中的各種難題，除接受電話咨詢外，就電子學籍建立過程中出現的共性問題，編印了二期知識問答發給大家。
（二）、完整電子學籍建立階段
新生學籍建立起來以后，我們用了一周的時間，將電子學籍與紙質學籍做了核對。緊接著按照省教育廳的要求，及時著手建立完整電子學籍。12月18日下午，召開了第二次電子學籍建立工作培訓會。會上，重點演示了各種學籍變動的有關操作過程，回答了一些學校在電子學籍建立過程中存在的個性問題，用通俗的語言進一步形象化介紹程序中的術語，使全體學籍管理員對程序的操作有更進一步的理解。重點就紙質學籍與電子學籍的對應和有關電子學籍變動手續做了必要的說明。強調了電子學籍建立工作的重要性與緊迫性，確定我縣電子學籍建立工作必須在12月25日前完成。此后在學籍建立過程中，我們每天在廬江教育網上公布完成進度，督促全縣各校在12月30日前全部完成了任務。
在完整學籍建立過程中，由于少數學校沒有接收新生審批學籍數據，造成了數據丟失，也有的學校由于電腦原因，程序癱瘓導致了數據丟失，做了一些反復。但總體來說，我們能按省教育廳的時間要求完成了任務，并按時向省上報了學籍數字。
完整電子學籍建立完成以后，我們將初中學校8、9年級全部二萬多名學生學籍從數據庫中導出來打印成表，用了一周時間，將電子學籍數據與紙質學籍呈報表進行比對。同時，我們將全縣4、7年級學生電子學籍名單打印出來并編了相應的考試號碼下發給學校，作為學科質量檢測評比的依據。
（三）、清退重學籍、修改學生錯誤信息階段
電子學籍建立后，首次將全縣小學生學籍納入教育局統一管理范圍，學生數量大增。統一管理后，各種隱藏的問題都在電子學籍中顯露了出來。學籍管理版升級后，我們發現有大量重學籍現象和同身份證號現象，本著真實準確的原則，我們立即行動起來，自覺糾正重學籍與修改錯誤身份證號。2010年1月29日下午，召開了第三次電子學籍管理工作會議，就重學籍清退的原則和處理方法作了說明。首先我們將可疑學籍數據傳到各校，由學校自查自糾，并造冊上報。然后于2010年2月1日---4日，用四天時間集中完成清退和信息修改任務。此次工作涉及到全部學籍學校，清退重學籍達 人左右，修改錯誤身份證號達 多人。2月4號晚，我們準時向市教育局上傳了我縣比較準確的完整電子學籍數據文件。
在學籍管理操作過程中，針對程序使用的不便、程序設計不科學等問題，我們向科大訊飛公司（程序開發公司）提出了近20條具體修改意見，這些意見基本都被采納了，程序設計進一步人性化。
為大面積指導學籍建立工作，我們在教育局網站上設立了電子學籍管理專題，及時將有用的信息和指導性意見放上去。同時我們也加強與訊飛公司的聯系，請他們幫助修復學校問題數據，遠程協助解決難題。號召學籍管理員加入學籍QQ群交流學習。
（四）、辦理轉學階段
今年新學期開始，轉學進入高峰階段。截止5月18日，轉入學生1599人，轉出學生1129人。程序再次升級前，同一個學生，轉出學校和轉入學校都要做變動上報數據，經審批后都要接收，學生才能從一所學校轉入另一所學校。由于要求紙質手續與電子數據同步進行，接收到電子學籍數據后，還要等學生家長辦理紙質審批手續。為了提高工作效率，我們連續下發了有關轉學的指導意見，從單一學生數據報送轉向到一校學生變動數據群報。由于學校學籍管理是教導主任和學籍管理員的二人合作，學生家長又不理解電子學籍管理程序，不可避免地出現了電子數據與紙質審批的脫節。
還有一個問題，這個轉出的學生審批數據，學校在沒有接收之前，如果又上報了第二個學生的轉學數據，那么這個本該轉出的學生又回到了轉出學校；如果轉入學校的一個學生學籍審批數據在沒有接收之前，又上報了第二個學生的轉入數據，那么第一個轉入的學生又不存在了。
第三個問題是，程序升級前，轉入轉出學校雙方都要做數據，程序升級后，只要從教育局的服務器中直接辦理就可以了。但有的學校已經將轉出的學生報批了，而轉入的學校還沒有做轉入數據，這時就要查找了補做了。相反，轉入學校已經提前于轉出學校報批了轉入學籍數據，程序升級后，轉入的學生又重籍了。
為了方便給學校學籍管理員現場指導，基教股兩臺電腦分別運行不同數據庫的電子學籍程序，預留了網線，申請了專用QQ用于快速傳輸數據，提高辦事效率。
由于人口流動和城市化進程的發展，民工子女學籍隨遷時刻都在發生，學籍管理永遠是動態循環的過程，電子學籍管理永遠沒有靜止的狀態。各階段學籍變動對我們的壓力都很大，我們在使用過程中逐漸探求有效的管理方法。
（五）、辦理休復學階段
本學期處理休復學數據共 多人。由于今年這一屆復學的學生在電子學籍中沒有休學數據，復學只有用轉入的辦法來解決。復學轉學加在一起，數據量大了，核對難度也增大了。
2010年3月30日，我們做了第四次電子學籍管理培訓，對休復學辦理方法做了統一規定。盡管我們做了培訓，設計了統計表，演示了程度升級后學籍變動的操作方法，并編印了指導材料，但還有一些學校準備工作不到位，核對一個學校的數據，我們用的時間比電子學籍處理的時間也短不了多少。中心學校接受縣教育局委托，對鎮內部分小學實行初步管理。小學學籍實行電子管理，中心學校的工作難度最大。如白湖鎮中心學校，管22所小學4677名學生，轉入轉出的數據來源和去向都多，一所中心學校辦理轉學手續通常要用一天時間才能完成。中心學校的學籍管理員也都是兼職的，有的甚至沒有專用辦公電腦，對他們而言，確保各種變動數據的真實、準確和及時，工作是相當不容易的。
為了防止數據的丟失（程序數據結構決定的），每處理一個學校數據的前后都必須從服務器中查對該校學生數的變化，并逐步做記錄，以確保萬無一失，也備發現問題及時更正。此外，當處理下一所學校數據時，都要將以前所做的數據備份一次，若學校自身數據出現問題，學校和服務器中的數據都必須要還原。可不容樂觀的事實是，問題學校數據至少在10%以上。我們期待著程序的升級更新，使電子操作更方便。
（六）學籍檢查和中考資格審查階段
學籍變動初步完成以后，我們在5月份對全縣學籍進行了專項檢查。5月中旬，各校進行了自查自糾，并向基教股上報了自查總結報告。5月下旬開始，我們對全縣27所初級中學和九年一貫制學校進行了抽查。發現有不少問題：如部分數學校仍有少數人籍不符現象，休學不離班現象不同程度地存在，外出借讀沒有正常手續，不能及時發現學生是否輟學等問題。為此，我們專門發了檢查通報，具體內容詳見廬教基[2010] 33號文件。
5月下旬，我們從學籍管理系統中導出畢業班的學生數據做為中考報名的依據。本年度中考報名52所學校，應屆學生8274人，中考報名無一出差錯。此外，我們還用學籍數據較驗出中考報名庫中往屆學生的屆別19人，同等學歷3 人，為中考報名資格審查把關。
（七）畢業審批階段
至目前為止，我們已經完成了全縣中小學畢業審批工作。畢業審批完成后，學籍系統就要變更學年，新一學年的學籍管理又要循環起來。為此，我們又印發了下學期新生學籍呈報注意事項，待新生學籍呈報結束，電子學籍管理的完整環節就完成了，以后的工作就是在現在的基礎上循環。
三、基本成果與存在的問題
現在我縣電子學籍管理系統已經很完整地建立起來，各種學籍變動管理我們都已經實現，程序操作過程中的一些問題也被我們在實踐中順利解決了。通過電子學籍管理，使得我縣義務教育階段的學籍更加真實準確，各種管理更加科學規范。在電子學籍數據中，每個學生的信息多達49項，電子學籍建立工作雖然麻煩，但將電子學籍用于教育教學管理卻非常方便，各種統計也能較快地完成。
我們已經成功地將電子學籍數據應用于日常教育教學常規管理中：一是利用電子學籍數據作為學科質量檢測分析評價和中考成績分析評價的依據，此舉很好地抑制了“人籍不符”現象，也深層次地挖出了“人籍分離”的學生。二是利用電子學籍數據作為中考資格審查的依據，大大地降低了資格審查的難度，提高了審查的準確性。三是用于學籍管理，方便查對空學籍和重學籍現象。四是利用電子學籍數據作為科學決策服務。我們利用電子數據為“城鎮化進程中義務教育均衡發展的調研報告”提供分析問題的依據，利用電子學籍數據寫出“群眾對優質教育資源的需求與農村教育資源的整合利用調查報告”等。
目前存在的問題有：各校學籍管理人員都是教師兼職的，教學業務繁忙，學生學籍完整信息更新不及時，存在不少信息空白項；小學學籍建立起來以后，學生家長對學籍變動的規范手續還要有一個適應過程；有的學校還沒有專用的電腦，學籍管理員工作很不方便；學籍管理系統在今年年底前開始要向網絡版過渡，學籍變動程序也在不斷變化中，一些新的知識等待我們去學習，我們的工作效率有待提高；由于學籍數據的準確性與嚴肅性，學籍管理員的工作任務與工作壓力都很大。