[高效工作方法]做個高效工作的秘書
秘書在實際工作中，常會遇到這些情況:
做會議記錄，寫著寫著筆沒水了；
訂文件時，剛訂一下，訂書機卡殼了；
用膠水時，找不到刷子；
開會時間到了，找不到會議室的鑰匙；
類似此種急人、抓瞎的實例還可以列舉一些。愛思范文25http://fanwen.is97.com
這些看來都是雞毛蒜皮不值得一提的小事，卻直接關系到工作的質量和速度，在某種意義上說，也反映了一個人的素質。
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
1、準備2支以上的筆，經常帶在身上。
2、選用質量較好的訂書機并注意維護，使之處于良好狀態。
3、區別針、大頭針、訂書釘放在隨手可取的固定地方，不要因為找這些東西而耽誤了時間。
4、剪刀、裁紙刀放在順手地方，辦公室一般不用折疊剪刀，以免用時打不開。
5、各種顏色的筆各備一支，尺子一把，鉛筆3支以上，事先削好。
6、信封、信紙、便箋、電話記錄紙和常用公文紙放在固定地方。
7、保管好本職業務所需要的計算器等辦公用品。
8、辦公室、會議室、辦公桌、保險柜等處的鑰匙起碼準備兩套。一套放在固定地方，另一套帶在身上，不要因為一時找不到鑰匙而影響辦公效率。辦公室鑰匙和家用鑰匙不要混放。出差時，應將辦公用鑰匙留在單位，以免丟失。
以上說的一些非常小的事情許多人并沒有留意，東放一個，西放一個，為了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作為秘書,辦公桌上應該盡量備齊各種實用工具書：
1、一本字典。起碼有一本新華字典,如果有辭海更好。其它各類詞典(包括簡化字表)根據情況準備。
2、常用的政策規定、條令、制度等,特別是和本職工作關系密切的要準備好。如果某些政策規定文件不能個人保存,則分類記住什么單位、什么時間制發的,什么文件號,用的時候很快就能借到。
3、有關單位或者所屬單位的通訊地址、電話號碼等。因為地址不清,文件信函郵寄出去不能收到而成為死信,導致耽誤事情的現象屢見不鮮。
4、飛機、火車、輪船、公共汽車時刻表及交通方面的手冊。
5、中國地圖、世界地圖及有關地理方面的手冊。
6、中外歷史年表、重大紀念日、本單位有關的重要日子列表。
7、計量單位簡表,節氣、氣象方面的知識手冊。
8、漢語拼音字母表、標點符號用法簡表、數字用法規定。
9、與本職工作有關的表格。
一個秘書人員的腦子不可能記住各方面的事情,準備點工具書(表)等,用時查是高效工作所必須的。秘書工作人員的工作效率高不高，與事先又沒有計劃關系密切。所謂計劃，就是什么時間干什么、怎么干、達到什么結果。計劃，有心里想的，有見諸于文字的。在執行過程中可能會有變化，但事先計劃不計劃，效果是不一樣的。工作中往往臨時性、被動性的工作多，要列出詳細計劃很難做到，但大體上有個安排是可以辦到的。一些年來頗為流行的目標管理實際上就是一種計劃管理。列出每年、每季、每月、每周的工作程序圖，什么時間干什么，一目了然。出了常計劃意外，還有短安排。短到小時、分鐘。但是一般來說，以天為單位進行計劃比較合適。
秘書人員應該把“寧可用不上，也不能不準備”作為座右銘。確實，秘書工作繁雜瑣碎，要想不出大錯，事先一定要多做準備。寬打窄用，辦事才能從容。
計劃中要注意幾點：
運籌要有備份計劃；撰文要有充足材料；遇到事情多想幾套方案；辦事要多準備幾手。
秘書人員也要學會臨陣磨槍的準備方法。因為具體人具體事不同，很難說到底怎么個臨陣磨槍法，有幾個原則可以供參考：
1、求精：有些事情已經有所準備，但到了關鍵時刻，仍然需要自己出難題，以便精益求精。
2、挖潛：當遇到突如其來的事情時，抓緊點滴時間進行準備，從時間上挖潛。更重要的是要充分相信自己的潛力，如同運動員那樣，發揮自己身體的每一個機能，找到解決問題的方法，切記不要妄自菲薄，認為自己不行，錯過了時機。(責任編輯：愛思范文http://fanwen.is97.com)